תהליכי עבודה: שיטות עבודה מומלצות לאוטומציה של מחלקת השיווק של ימינו

זרימת עבודה

בעידן שיווק התוכן, קמפיינים של PPC ואפליקציות סלולריות, כלים מיושנים כמו עט ונייר אין מקום בנוף השיווקי הדינמי של ימינו. עם זאת, שוב ושוב, משווקים חוזרים לכלים מיושנים עבור התהליכים החיוניים שלהם, ומשאירים קמפיינים חשופים לטעויות ולתקשורת שגויה.

יישום זרימות עבודה אוטומטיות היא אחת הדרכים החכמות ביותר לעשב את חוסר היעילות הללו. בעזרת כלים טובים יותר, משווקים יכולים לאתר ולבצע אוטומציה של המשימות החוזרות והמסורבלות ביותר שלהם, ולמזער את הסיכון לשגיאות וליצור רשת ביטחון כדי למנוע מסמכים לאבד בתיבת הדואר הנכנס. על ידי ייעול תהליכי העבודה, המשווקים מקבלים שעות בחזרה בשבוע שלהם כדי לתכנן ולבצע קמפיינים מפורטים במהירות וביעילות רבה יותר.

אוטומציה היא נקודת התחלה פשוטה לדחוף פעילויות נפוצות, מבדיקות רעיונות יצירתיים ועד לאישורי תקציב, אל העתיד. עם זאת, שום שינוי הוא ללא אתגריה. אלה שניים מנקודות הכאב העיקריות שנתקלים בארגונים בעת התקדמות אוטומציה של זרימת עבודה, וכיצד משווקים יכולים לנווט סביבם:

  • הַשׂכָּלָה: מאמצים בהצלחה טכנולוגיית אוטומציה של זרימת עבודה תלוי בתמיכת המחלקה (או הארגון) המלאה. הטכנולוגיה החדשנית - ובמיוחד האוטומציה - עוררה דאגה לגבי אבטחת העבודה מאז המהפכה התעשייתית. חרדה זו, שלעתים קרובות אינה נובעת מהטכנולוגיה אלא מפחד פשוט מהלא נודע, יכולה לשבש את האימוץ עוד לפני שהיא מתחילה. ככל שמנהיגי השיווק יחנכו את הצוותים שלהם לערך האוטומציה, כך יהיה קל יותר להקל על לחץ השינוי. בתחילת תהליך החינוך, האוטומציה צריכה להיות ממוצבת ככלי שמבטל את האלמנטים הלא רצויים של עבודות המשווקים. , לא כמכונה שתחליף את האדם. תפקידה של אוטומציה להסיר את המשימות הקשות כמו רשתות דוא"ל ארוכות לאורך כל תהליך האישור. הפגנות או מפגשי אימון ספציפיים לתפקידים הם דרך אחת לאפשר לעובדים לראות ממקור ראשון את הדרכים שבהם יום העבודה שלהם ישתפר. כימות הזמן והמאמץ הצוותי יחסוך בתפקידים נפוצים כמו סקירת עריכות יצירתיות או אישורי חוזה נותן למשווקים אחיזה מוחשית הרבה יותר כיצד הטכנולוגיה תשפיע על היומיום שלהם.

    אך חינוך לא יכול להסתיים בפגישה או הכשרה של חצי יום. מאפשר למשתמשים ללמוד בקצב שלהם באמצעות מפגשי אימון אחד על אחד ומשאבים מקוונים מאפשרים למשווקים לקחת אחריות על תהליך האימוץ. בהערה זו, על משווקים להיות מעורבים מקרוב בעת פיתוח משאבים אלה. בעוד שההחלטה ללכת דיגיטלית עשויה להגיע מלמעלה למטה ומחלקת ה- IT ככל הנראה תהיה אלה שיפתחו את תהליכי העבודה, אך בסופו של דבר המשווקים יידעו את מקרי השימוש שלהם ואת צורכי הפרויקט בצורה הטובה ביותר. יצירת חומרי למידה המותאמים לפעילויות הספציפיות של מחלקת השיווק במקום ז'רגון ה- IT נותן למשתמשי הקצה סיבה להיות מושקעים יותר במאמץ האימוץ.

  • תהליכים מוגדרים: הכלל "אשפה פנימה, זבל החוצה" חל לחלוטין על אוטומציה של זרימת עבודה. אוטומציה של תהליך ידני מקולקל או לא מוגדר לא תפתור את הבעיה הבסיסית. לפני שניתן יהיה לבצע דיגיטציה של תהליכי עבודה, על מחלקות השיווק להיות מסוגלות לקודד את התהליכים שלהן כדי להבטיח שהמשימות הראשוניות יפעילו את הפעולות הרציפות המתאימות. בעוד שרוב החברות מבינות את תהליכי העבודה שלהן באופן כללי, תהליכים אלה כוללים בדרך כלל מספר צעדים קטנים לכאורה שנלקחים כמובנים מאליהם ונשכחים לעיתים קרובות במהלך המעבר הדיגיטלי. לדוגמה, מחלקות שיווק מבקשות בדרך כלל מספר עריכות עותק על פיסת ביטחון אחת לפני. עוברים לשלב ההדפסה. עם זאת, הצעדים שננקטו לקראת החתימה והגורמים המעורבים בתהליך העריכה יכולים להיות שונים מאוד בין מחלקות מרובות. אם משווקים מסוגלים לקודד את התהליך הייחודי לכל משימה, אז הקמת זרימת עבודה היא תהליך פשוט.

    אוטומציה של כל תהליך עסקי מחייבת הבנה מעמיקה של הצעדים, האנשים והממשל הכרוכים בכדי למנוע עמימות שיכולה להשפיע לרעה על התוצאה הסופית. כאשר הטכנולוגיה של זרימת העבודה מופעלת, משווקים צריכים להיות קריטיים בבחינת יעילותם של תהליכים אוטומטיים בהשוואה לעמיתיהם הידניים. בתרחישים המקרים הטובים ביותר, אוטומציה של זרימת עבודה היא מאמץ איטרטיבי המסייע למחלקות השיווק להשתפר כל הזמן.

הזדמנויות אינסופיות

קביעת תהליכי עבודה אוטומטיים יכולה להיות נקודת המוצא למעבר דיגיטלי גדול יותר במקום העבודה. מחלקות השיווק לרוב מוחזקות כבני ערובה על ידי תהליכי עבודה מואטים ולא יעילים ומשאירים פחות זמן לתכנון ויישום הקמפיין. אוטומציה, כאשר היא מתוכננת היטב ומיושמת עם ידע מלא על האתגרים העשויים להתעורר, היא צעד בכיוון הנכון. ברגע שתהליכי העבודה פועלים בצורה חלקה, משווקים יכולים להתחיל ליהנות מהפרודוקטיביות המוגברת ומשיתוף הפעולה שמגיע עם תהליכי עבודה אוטומטיים מוגדרים.

מעצב זרימת עבודה של SpringCM

מעצב זרימת עבודה של SpringCM מספק חוויית משתמש מודרנית להגדרת תהליכי עבודה לפעולות שבוצעו בקובץ, בתיקיה או אפילו ממערכות חיצוניות כמו Salesforce. אוטומט משימות ניהוליות, התחל תהליכי עבודה מתקדמים, או תייג מסמכים ודוחות. לדוגמא, באפשרותך ליצור כללים לניתוב אוטומטי של מסמך בודד או קבוצת מסמכים קשורים לתיקיה ספציפית. או הגדר תגיות מותאמות אישית הניתנות לחיפוש, המסתנכרנות עם מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM) וקישור אוטומטי למסמכים מסוימים כדי לסייע במעקב ובדיווח.

תבנית זרימת עבודה של SpringCM

כללים חכמים מאפשרים לך לבצע אוטומציה של תהליכים משמעותיים ללא מעט קידוד. ניווט אוטומטי חוזים או מסמכים לאנשים בתוך הצוות שלך ומחוצה לו. תהליכי עבודה מתקדמים שימושיים במיוחד במהלך הפקת חוזה או מסמך כאשר ניתן להשתמש בנתונים מוגדרים מראש כדי להפחית שגיאות אנושיות, להפוך הפצה אוטומטית לאישור ולגרסא גרסאות מאושרות עם אינטראקציה מינימלית של משתמשים.

חיפוש מדויק מאפשר למשתמשים לאתר במהירות מסמך על ידי חיפוש מטא נתונים כגון תאריך התחלת חוזה או שם לקוח. ניתן להגדיר כיצד לתייג מסמכים בהתאם לצרכים העסקיים הספציפיים שלהם. תגים אלה יכולים להסתנכרן עם CRM כדי לשמור על צוותי מכירות שעובדים עם אותם נתוני לקוחות והם יכולים להיות מנופים למעקב אחר חוזים המכילים סעיפים שאינם סטנדרטיים או משא ומתן.

מה אתה חושב?

אתר זה משתמש Akismet כדי להפחית דואר זבל. למד כיצד הנתונים שלך מעובדים.