RFP360: טכנולוגיה מתפתחת להוצאת הכאבים מ- RFPs

RFP360

ביליתי את כל הקריירה שלי במכירות ושיווק תוכנה. מיהרתי להביא לידים חמים, להאיץ את מחזור המכירות ולזכות בעסקאות - כלומר השקעתי מאות שעות מחיי לחשוב, לעבוד על ולהגיב לתמ"רים - רוע הכרחי בכל מה שקשור לזכייה בעסק חדש. .

RFPs תמיד הרגישו כמו מרדף נייר בלתי נגמר - תהליך איטי להחריד שדרוש בהכרח לצוד תשובות מניהול מוצרים, להריץ סכסוכים עם משפטים, לפתור בעיות בתחום ה- IT ולאשר מספרים עם מימון. מי שמוכר יודע - הרשימה נמשכת. אנשי מקצוע בתחום השיווק, המכירות ופיתוח עסקי משקיעים אינספור שעות בסינון יעיל של תשובות קודמות לשאלות חוזרות, רודפים אחר תשובות לשאלות חדשות, מאמתים את המידע ומחפשים אישורים שוב ושוב. התהליך מורכב, גוזל זמן ומתח על משאבי כל ארגון. 

למרות ההתפתחות המהירה של הטכנולוגיה, עבור עסקים רבים, תהליך ה- RFP השתנה מעט מאוד מחוויותיי בתחילת דרכי לפני למעלה מעשור. צוותי השיווק עדיין משתמשים בתהליכים ידניים להרכבת הצעות, תוך שימוש בתשובות שנלקחו מכל מספר מקורות שעשויים להיות בגיליונות אלקטרוניים של Excel, מסמכי Google משותפים ואפילו ארכיונים בדוא"ל.

עם זאת, לא זו בלבד שאנחנו רוצים מאוד שנוהל ה- RFP יהיה יעיל יותר, התעשייה מתחילה לדרוש זאת, שם התוכנה המתפתחת עומדת להשפיע מאוד על נוף ה- RFP.

היתרונות של תוכנת RFP

מעבר לכך שהקמת RFP פחות מכאיבה; הקמת תהליך מהיר וחוזר על RFP יכולה להשפיע ישירות על ההכנסות. כאן נכנסת טכנולוגיית ה- RFP המתפתחת.

תוכנת RFP מרכזת ומקטרגת שאלות ותגובות נפוצות בספריית תוכן. מרבית הפתרונות הללו מבוססים על ענן ותומכים בשיתוף פעולה בזמן אמת בין מנהלי הצעות, מומחי נושא ומאשרים ברמת ההנהלה.

באופן מיוחד, RFP360 מאפשר למשתמשים במהירות: 

  • שמור, מצא ושימוש חוזר בתוכן באמצעות מאגר ידע מותאם אישית
  • עבוד עם עמיתים לעבודה על אותה גרסה של מסמך יחיד
  • הקצה שאלות, עקוב אחר ההתקדמות ואוטומטי תזכורות
  • אוטומט תגובות בעזרת AI שמזהה שאלות ובוחר את התגובה הנכונה
  • גש לבסיס הידע ועבוד על הצעות ב- Word, Excel ו- Chrome באמצעות תוספים.

מגיב שולחן העבודה

כתוצאה מכך, משתמשים בא RFP360הפיתרון לניהול ההצעות דיווח כי הצליחו לקצץ באופן דרמטי את זמני התגובה הכוללים, להגדיל את מספר ה- RFP שהם מסוגלים להשלים ובמקביל לשפר את שיעורי הזכייה הכוללים שלהם.

הגבנו ל- 85 אחוז יותר RFP השנה מאשר בשנה שעברה, והגדלנו את שיעור ההתקדמות שלנו ב -9 אחוזים.

אריקה קלוזן-לי, מנהלת אסטרטגיה ראשית ב- InfoMart

עם תגובות מהירות יותר, יהיו לך יותר הזדמנויות הכוללות לספק תגובות עקביות, מדויקות ויעילות שיש סיכוי גבוה יותר לזכות בעסק.

שפר את עקביות ה- RFP

באמצעות בסיס הידע של הפלטפורמה, משתמשים יכולים לאחסן, לארגן, לחפש ולעשות שימוש חוזר בתוכן של הצעות עבר, וכך לתת להם יתרון בתגובות RFP. מרכז מרכזי לתוכן הצעות מונע מהצוות שלך לכתוב מחדש תשובות קיימות, ומאפשר לך לאסוף נתונים ולשמור על התשובות הטובות ביותר לשימוש עתידי.

יש לנו ביטחון לדעת הידע שלנו בטוח ועקבי. אנחנו לא צריכים לדאוג שנאבד כל מומחיות בתחום הבינוני ובינוני אם מישהו יעזוב או ייקח חופשה. אנחנו לא מבלים שעות בחיפוש אחר תשובות קודמות ומנסים להבין מי עושה מה כי כל השאלות והתשובות ממש שם ב- RFP360.

בוורלי בלקלי ג'ונס מלימודי נשיונל ג'יאוגרפיק | מחקר מקרה Cengage

שפר את דיוק ה- RFP 

תשובות שגויות או מיושנות יכולות להיות מסובכות לתפוס, אפילו עבור חבר הצוות המנוסה ביותר. כאשר הוא משויך למועד אחרון לתור המהיר הנפוץ ב- RFP, הסיכון לספק תרכובות מידע לקויות. למרבה הצער, מידע לא מדויק יכול גם להיות יקר ביותר בכך שהוא יכול לעלות לך בדיוק את העסק שאתה מכוון לעסוק בו. תגובה לא נכונה של RFP יכולה להוביל להדרה משיקול דעת, משא ומתן ממושך, עיכובים בהתקשרות או גרוע מכך.

תוכנת RFP מבוססת ענן מטפלת בבעיה זו בכך שהיא מאפשרת לצוותים לעדכן את תשובותיהם מכל מקום ובכל עת בביטחון לדעת שהשינוי בא לידי ביטוי בכל המערכת.

לדוגמא, פונקציונליות מסוג זה היא כלי נהדר שיהיה כאשר מוצר או שירות עוברים עדכונים תכופים שיש לכלול בתגובה סטנדרטית. במקרים רבים, בפני שינויים מסוג זה, על הצוותים לעבור באמצעות תרשים ארגוני שלם על מנת להבטיח אימוץ עדכונים באופן מוסדי, ולאחר מכן לעקוב אחר כל חבר בכדי לוודא שהוא נעשה ברמה האישית תוך בדיקה חוזרת של כל הצעה לפני שהם צא החוצה. זה מתיש.

תוכנת RFP מבוססת ענן מנהלת את השינויים הללו עבור כל העסק ומשמשת מסלקה אחת לתוכן מתפתח.

שפר את יעילות ה- RFP

היתרון הגדול ביותר של תוכנת RFP הוא כמה מהר משפרים את היעילות - בדרכה שלה, הזמן שלוקח לבנות RFP באמצעות טכנולוגיה מסוג זה הוא השווה להבדל בין נהיגה בין חוף לחוף וטיסה. פתרונות תוכנה רבים של RFP, כולל RFP360, מבוססים גם הם על ענן, מה שמאפשר פריסה מהירה, כלומר התוצאות כמעט מיידיות.

זמן ערך (TtV) הוא הרעיון שיש שעון שעוקב אחר כמה זמן לוקח לקוח מחוזה חתום לרגע 'אה-הא' כשהם מבינים היטב את הערך ומנעלים את הפוטנציאל של התוכנה. עבור תוכנת RFP, הרגע הזה מתרחש בדרך כלל מספר שבועות לאחר חתימת החוזה כאשר המשתמש עובד עם צוות חווית הלקוח על ה- RFP הראשון שלהם. התשובות הסטנדרטיות וההצעה הראשונה מועלות למערכת, ואז הרגע אה-הא - התוכנה מזהה את השאלות ומכניסה את התשובות הנכונות, ומשלימה בממוצע סביב 60 עד 70 אחוז מה- RFP - בזמן של רגע. 

מצאנו כי הממשק של RFP360 היה האינטואיטיבי ביותר וקל להפעלה. הייתה עקומת למידה מינימלית מאוד עבורנו, והיא אפשרה לביצועים שלנו להגדיל כמעט מיד.

אמילי טיפינס, מנהלת מכירות לתחזוקת סוויש מקרה בוחן

האבולוציה של תהליך ה- RFP מחזירה למשתמשים זמן להתמקד ביוזמות אסטרטגיות ברמה גבוהה יותר. 

זה בהחלט הפך אותנו ליעילים יותר. RFP360 החזיר לנו את זמננו ואיפשר לנו לבחור ולבחור את הפרויקטים שלנו באמת. אנחנו כבר לא מטורפים. אנחנו יכולים לנשום עמוק, להתמקד בלהיות אסטרטגיים ולוודא שאנחנו בוחרים בפרויקטים הנכונים ומתן מענה איכותי.

ברנדון פיפה, מקורב לפיתוח עסקי ב- CareHere

חובה על טכנולוגיית RFP

  • עסקים מעבר ל- RFP - תוכנת תגובה אינה מיועדת רק ל- RFP, ניתן גם לנהל בקשות למידע (RFI), שאלוני אבטחה ובדיקת נאותות (DDQ), בקשות להסמכה (RFQ) ועוד. ניתן להשתמש בטכנולוגיה לכל סוג של טופס שאלה ותשובה סטנדרטי עם תשובות חוזרות.
  • שימושיות ותמיכה מהשורה הראשונה - לא כל מי שעובד על RFP הוא משתמש על. RFPs דורשים קלט ממחלקות רבות ומומחים בנושא עם מיומנויות טכניות שונות. בחר פתרון קל לשימוש ואינטואיטיבי עם תמיכת לקוחות מעולה.
  • ניסיון ויציבות - כמו אצל כל ספקי טכנולוגיית SaaS, תוכלו לצפות לעדכונים ושיפורים שוטפים מטכנולוגיית ה- RFP שלכם, אך וודאו כי לחברה הניסיון לספק תכונות שימושיות באמת שתוכלו לסמוך עליהם.
  • ידע בסיסי  - כל פתרון RFP צריך לכלול מרכז תוכן שניתן לחיפוש המאפשר למשתמשים שלך לשתף פעולה בקלות ולספק עדכונים לתגובות שהוקצו להם. חפש פיתרון הממנף AI להתאים שאלות נפוצות לתגובותיהם.
  • תוספים ואינטגרציות אינטליגנטיות - טכנולוגיית RFP צריכה לעבוד עם התוכניות בהן אתה משתמש. חפש תוספים המאפשרים לך להשתמש בבסיס הידע שלך תוך כדי עבודה על התגובה שלך בתוכניות כמו Word או Excel. התוכנה צריכה להשתלב גם עם יישומי מפתח CRM ופרודוקטיביות כדי לתמוך בצורה חלקה בתהליכים הקיימים שלך ב- RFP.

בזבוז פחות זמן וזכה ליותר RFP

RFPs הם על זכייה. הם נועדו לעזור לקונה להחליט מי הכי טוב, וככל שתוכיח מהר יותר שהעסק שלך תואם את הצעת החוק, כן ייטב. תוכנת RFP מאיצה את התהליך שלך בכדי להביא לך בחשבון מהר יותר, לסגור יותר עסקים ולתת לך הזדמנויות רבות יותר לזכות.

ככל שצוותי השיווק משתלבים ומשתפים פעולה עוד יותר עם פעולות ההכנסות, טכנולוגיית ה- RFP הופכת לקריטית עוד יותר לתהליך. הדרישה לתגובות RFP מהירות לא נעלמת. אז אל תחכה עד שלא תוכל יותר לאמץ טכנולוגיה שחוסכת לך זמן ב- RFP שלך. המתחרים שלך בוודאי לא.

בקש הדגמת RFP360

מה אתה חושב?

אתר זה משתמש Akismet כדי להפחית דואר זבל. למד כיצד הנתונים שלך מעובדים.